Личная карточка работника форма т. Заполняем личную карточку работника


Личная карточка работника по форме № Т-2 является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.

Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .

Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать .

Форма Т-2 (личная карточка работника): бланк

Для личной карточки работника (форма Т-2) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке:

Личная карточка Т-2 (бланк): в формате Word.

Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:

Номер раздела Наименование раздела Какие сведения отражаются
I Общие сведения Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др.
II Сведения о воинском учете Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др.
III Прием на работу
и переводы на другую работу
Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др.
IV Аттестация Даты аттестации, решения комиссий и др.
V Повышение квалификации Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др.
VI Профессиональная переподготовка Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др.
VII Награды (поощрения), почетные звания Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения)
VIII Отпуск Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска
IX Социальные льготы,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу
X Дополнительные сведения К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др.
XI Основание прекращения
трудового договора (увольнения)
Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа

Форма Т2 «Личная карточка работника»: образец заполнения

Покажем на примере заполнение личной карточки работника Т-2.

Новая форма "Личная карточка работника" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Подробнее о применении формы "Личная карточка работника":

  • Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника?

    Которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта... вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие... которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта... вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие...

  • За что и как уволить работника: пошаговая инструкция

    Карточку работника (унифицированная форма N Т-2). 5. Выплаты работникам в связи... личную карточку (унифицированная форма N Т-2) вносится запись о прекращении трудового... личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными...

  • Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера

    Работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника (Постановление... личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные...

  • Спорные вопросы налогообложения при передаче арендатором арендодателю неотделимых улучшений

    М.: «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2007. Т. 2; Брагинский М.И., Витрянский В...

  • Нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

    Соответствующий раздел личной карточки (форма Т-2, Т-2 ГС (МС)). Лучше сделать это...

  • Организация воинского учета в иностранной компании

    Создать: картотеку личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников... знать, что личные карточки формы Т-2 на граждан из числа призывников... законодательством. Важно: все карточки формы Т-2 в данной картотеке должны быть... . журнал учета личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников... в картотеке личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников...

  • Переход на 3 редакцию «1С:ЗУП 8»

    Для заполнения их личных карточек (Т-2); данные для расчета среднего заработка... попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить...

  • Учет родительской платы

    Отражается записью: Д-т 2.205.31 560, К-т 2.401.10.130 ... записями в безналичном порядке: Д-т 2.201.11.510, Кт 2 ... 130 В кассу учреждения: Д-т 2.201.34.510, Кт 2 ...

  • Воинский учет медицинских работников в ЛПУ: что изменилось?

    Года; картотеку личных карточек (ф. Т-2 и Т-2 ГС(МС) ) на... воинском учете» личных карточек (ф. Т-2, Т-2 ГС(МС)). Этот раздел заполняется...

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в лПравилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

  1. Общие сведения
  2. Сведения о воинском учете
  3. Прием на работу и переводы на другую работу
  4. Аттестация
  5. Повышение квалификации
  6. Профессиональная переподготовка
  7. Награды (поощрения) и почетные звания
  8. Отпуск
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
  10. Дополнительные сведения
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

  • ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
  • ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
  • ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

  • табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по совместительству);
  • пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.

Формулировки записей о гражданстве

Формулировка Код по ОКИН
Гражданин Российской Федерации 1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) 2
Иностранный гражданин 3
Лицо без гражданства 4
Что писать в пункте 4 личной карточки, если сотрудник имеет двойное гражданство?

В этом случае укажите в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: лГражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Формулировки записей о знании языка

ПУНКТ 6. лОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте лОбразование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Уровни образования (образовательные цензы)

Уровень образования Что он означает Код по ОКИН
Начальное (общее) образование Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) 02
Основное общее образование Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство 03
Среднее (полное) общее образование Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство 07
Начальное профессиональное образование Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство 10
Среднее профессиональное образование Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом 11
Неполное высшее образование Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение 15
Высшее образование Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом 18
Послевузовское образование Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом 19
Если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз, как заполнять пункт лОбразование» в личной карточке?

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Пример

У инженера В.А. Данилова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал инженером во ФГУП лКонтакт»;
- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем проекта в ЗАО лАльбатрос»;
- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность на чальника отдела в ООО лРим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО лАльфа».
Суммируем даты приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается.

Пример

В трудовой книжке инженера Данилова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Данилова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Формулировки записей о состоянии в браке

Брачный статус Код по
ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке 1
Состоит в зарегистрированном браке 2
Состоит в незарегистрированном браке 3
Вдовец (вдова) 4
Разведен (разведена) 5
Разошелся (разошлась) 6

ПУНКТ 10. лСОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. лПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. лАДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится вам для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов -домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.

Как заполнять пункт 12, если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован?

В этом случае оставляйте пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

Как правильно делать исправления в личной карточке? Можно ли замазать неточности штрих-корректором?

Нет, в личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово лисправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника. Не забудьте чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов лМесто рождения» и лАдрес места жительства» первого раздела личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения
названий адресных объектов

Типы
адресных
объектов
Сокращ. Типы
адресных
объектов
Сокращ.
Автономный округ АО Слобода сл.
Автономная область Аобл. Станция ст.
Город г. Хутор х.
Край край Аллея аллея
Область обл. Бульвар б-р
Республика Респ. Въезд въезд
Район р-н Дорога дор
Улус Ул Животноводческая
точка
жт
Поселок
городского типа
пгт Заезд заезд
Рабочий (заводской) поселок рп Квартал кв-л
Курортный поселок кп Кольцо кольцо
Дачный поселок дп Линия линия
Волость волость Набережная наб.
Аал аал Парк парк
Выселки (ок) выс. Переезд переезд
Аул аул Переулок пер.
Поселок
сельского типа
п. Планировочный
район
п/р
Железнодорожная
будка
ж/д будка Площадка пл-ка
Деревня д. Площадь пл.
Поселок и
(при) станция (и)
п/ст. Починок починок
Железнодорожная казарма ж/д казарма Проезд проезд
Железнодорожный
пост
ж/д пост Просек просек
Железнодорожный разъезд ж/д рзд. Проселок проселок
Железнодорожный остановочный
(обгонный) пункт
ж/д оп Проспект пр-кт
Проулок проулок
Железнодорожная станция ж/д ст. Разъезд рзд
Промышленная
зона
промзона Станица ст-ца
Село с. Территория стр.
Заимка заимка Строение тер.
Казарма казарма Тракт тракт
Кишлак к. Тупик туп.
Местечко м. Улица ул.
Микрорайон мкр. Участок уч-к
Населенный пункт нп Шоссе ш.
Остров остров

Раздел лСведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?

В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки

Пункт Как заполнять
Категория запаса Не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.
Воинское звание Заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: лПодлежит призыву».
Состав (профиль) На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, лСолдаты», лМатросы», лПрапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль -лКомандный», лМедицинский» и т. п.
Полное кодовое обозначение ВУС ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код вы найдете в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.
Категория годности к военной службе Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.
Наименование военного комиссариата по месту жительства Название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.
Состоит на воинском учете Заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.
Отметка о снятии с воинского учета Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: лснят с воинского учета по возрасту» или лснят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел лПрием на работу,
переводы на другую работу»

Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе лОснование» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение вы должны попросить сотрудника расписаться в графе лЛичная подпись владельца трудовой книжки».

Разделы лАттестация»,
лПовышение квалификации»,
лПрофессиональная переподготовка»

Раздел лАТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу лАттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе лОснование» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел лПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

Относится ли к повышению квалификации краткосрочное обучение (одно- или двухдневные семинары, которые посетил сотрудник)?

Да, относится (лТиповое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования», утверждено постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610). Однако в трудовую книжку и личную карточку сотрудника не нужно записывать абсолютно все семинары, которые он посетил, иначе в соответствующих разделах может не хватить места.

Как заполнять седьмой раздел личной карточки лНаграды (поощрения), почетные звания»?

В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

Разделы лОтпуск», лСоциальные льготы», лДополнительные сведения»

В разделе лОтпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Помните, что в графе лПериод работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе лВид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учитывать отпуска.

Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у вас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки лСоциальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуем указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.

Раздел личной карточки лДополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Раздел лОснование прекращения
трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?

Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не используйте формулировку: лС такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: лИзменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: лИзменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».

Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?

Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.

Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы Описание программы Объём программы

Личная карточка работника - важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.

Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.

Ведение личных карточек - это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.

Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка - документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.

Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.

Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения

На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.

Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)

Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:

  • приказ о приеме на работу
  • трудовой договор
  • трудовая книжка
  • СНИЛС
  • документы об образовании, повышении квалификации
  • документы воинского учета (для военнообязанных лиц)

Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.

Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.

Заполняем личную карточку правильно по разделам

На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.

Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).

Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.

Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.

Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.

Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.

Наличие графы "Алфавит" удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника

Следующее поле - «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.

В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.

Раздел 1 Общие сведения

Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.

ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.

В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.

«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.

Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.

Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.

В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.

Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.

Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.

Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.

Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».

Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.

Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.

Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.

Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.

Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», "женат", "в разводе" и пр. шедевры народной словесности недопустимы.

Следующий пункт первого раздела - «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.

Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.

Раздел 2 Сведения о воинском учете

При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.

Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.

На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.

Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу

Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент - знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.

Раздел 4 «Аттестация»

Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.

Разделы 5 - 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»

Здесь возможно два варианта:

  1. сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
  2. сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.

Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.

Раздел 7 «Награды»

Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.

Раздел 8 «Отпуск»

Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.

На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.

Раздел 9 «Социальные льготы»

Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.

Раздел 10 «Дополнительные сведения»

Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:

  • инвалидности
  • обучении работника
  • загранпаспорте
  • если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.

Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник

Хранение и учет личных карточек по форме Т-2

Форма Т-2 - бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео

Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.

Частые вопросы

Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.

Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.

Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством

Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.

Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.

Личные карточки работников (Форма Т-2) применяются в организациях для полного и всестороннего учёта персонала. На их основании формируется картотека личного состава. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности.

Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая - заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организаций .

В карточке Т-2 обязательно должны быть подписи сотрудника:

  • на 2 странице, подтверждающая правильность внесенных данных,
  • на 3 странице, рядом с каждой записью в разделе "Прием на работу и переводы на другую работу",
  • на 4 странице, при увольнении.

Следствием этого требования является невозможность ведения формы Т-2 исключительно в электронном виде.

Нормативные материалы:

Личная карточка работника (Унифицированная форма № Т-2)
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

  • приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а);
  • документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки,
  • а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п.5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка:

  • "владею свободно",
  • "читаю и могу объясниться",
  • "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете ", являются:

  • военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
  • удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

  • п.1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
  • п.3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
  • п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
  • п.5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
  • в п.7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
    • строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
    • строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

  • пункты: п.1 "Категория запаса", п.3 "Состав (профиль)", п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п.7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
  • п.2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
  • п.5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу " с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск " ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения " заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Полезная информация:

По материалам Базы данных «Пакет кадровика» . Консалтинговая компания «Стратегия

1. Каким документом утверждена личная карточка?

Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки - утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).

2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?

Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.

Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.

3. Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?

Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата А3. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно?

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии - лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

5. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?

Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

  • трудового договора, заключенного с работником;
  • приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета - при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ,), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.

6. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?

Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.

7. Сколько лет должны храниться личные карточки?

Выбор редакции
Зачастую количество возможных ответов превышает стандартные возможности маятника для биолокации или биолокационных рамок. Тогда на помощь...

Все мы знаем о парне, который устроился смотрителем/исследователем/блоггером на один из райских уголков Земли - этот человек является...

Если у вас возникла срочная необходимость внести платеж по кредиту, полученному в ОТП-банке, а вы не знаете, как это сделать, тогда этот...

Некоторые кошмары и вовсе леденят душу, а после утреннего пробуждения еще длительное время оставляют неприятный осадок на сердце....
Фарш пригодится для приготовления блинчиков, макарон по-флотски, фаршированного перца и других блюд. Но сначала его нужно пожарить, чтобы...
Время чтения: 2 мин. Каждый пользователь мобильной связи стремится снизить свои расходы на нее и периодически меняет тарифы на более...
Можно выделить несколько основных компонентов мировоззрения Нового времени. Теряется ощущение того, что есть подлинное существование...
Выбор подарков для друзей (сколько бы им лет не исполнялось) всегда требует ответственного подхода, но в возрасте от 15 до 25 лет каждый...
О том, как пить кровь в «Скайриме», задумываются многие игроки. Ведь при наличии соответствующей фракции (вампиры) должна быть и...
Новое